Кто включает Box AI в организации: настройки администратора для пользователей, групп и тарифов

Box AI редко появляется у пользователя сам по себе: доступ к нему определяет администратор организации в Admin Console. Если вы не видите ИИ-функции в Box Notes, Box Hubs или при предпросмотре файлов, вероятнее всего, администратор ещё не включил их для вашей учётной записи, группы или организации в целом.

Включение устроено по-сервисному: это не один переключатель «есть/нет», а отдельные настройки для разных сценариев работы с документами и контентом. Для каждого сервиса администратор выбирает, кому он доступен — всем, никому, отдельным пользователям и группам или всем, кроме выбранных.

Что видит администратор в Admin Console

Настройки находятся в разделе Box AI на вкладке Settings. Если организация ещё не активировала Box AI полностью, там есть кнопка Enable Box AI — она включает сервис для всех поддерживаемых сервисов сразу. Дальше каждый блок настраивается отдельно через меню Edit Configuration (или Configure).

Для основных пользовательских сервисов — AI Home, Documents and Notes, Hubs и официальных интеграций — набор вариантов одинаковый. По справке Box Support на момент подготовки материала он выглядит так:

• Disable for all managed users — выключить для всех управляемых пользователей.
• Enable for all managed users — включить для всех (это вариант по умолчанию).
• Enable for select users and groups — включить только выбранным: вводятся имена пользователей, адреса электронной почты или группы.
• Enable for everyone except select users and groups — включить всем, кроме выбранных пользователей и групп.
• Отдельный блок AI APIs настраивается иначе: его можно включить или выключить для всех сразу, он определяет, кто из разработчиков может расширять возможности Box AI через API. Box AI Studio тоже управляется глобально — «для всех» или «ни для кого».

Box Extract — отдельный сервис для автоматического извлечения ключевой информации из контента и сохранения её как метаданных. Администратор может включить его для конкретных пользователей и групп после включения Box AI; пользователи, у которых Box Extract не включён, не увидят вкладку Extract внутри Relay в веб-интерфейсе Box.

Ограничения точечного включения

Если нужно управлять доступом не для всей организации, а для части сотрудников, действуют жёсткие лимиты. По справке Box Support на момент подготовки материала:

• можно ввести не более 100 имён или адресов электронной почты и не более 100 групп; если нужно включить или выключить больше, придётся менять настройку для всей организации сразу;
• выбирать можно только группы с настройкой прав Admins Only — обычные группы в списке для выбора не годятся;
• те же лимиты и правило по группам справка упоминает и для Box Extract.

Практический вывод для администраторов: если план «включить Box AI пилотной команде, а остальным позже» выглядит как длинный список на сотни людей, точечная настройка не подойдёт — придётся либо сокращать пилот, либо включать сервис для всей организации.

Юридические условия и тарифы

Перед первым включением Box AI администратору нужно принять юридические условия. При первом использовании какой-либо функции Box AI меню Edit Configuration предложит ознакомиться и согласиться с Box AI Product Addendum. В отдельных случаях вместо этого появляется сообщение Review Agreement Offline — оно означает, что в договоре организации есть ограничения на использование Box AI; доступ всё равно можно запросить через аккаунт-команду Box или поддержку support.box.com.

Объём доступных функций зависит от тарифного плана. По справке Box Support на момент подготовки материала, планы Business, Business Plus и Enterprise при переключении Enable Box AI получают Box AI только для Documents and Notes. Box AI API на этих планах становится доступен после покупки Box AI Units. Поскольку условия и объём функций у поставщиков меняются, актуальный набор для вашего плана стоит сверить с действующей справкой Box или вашим договором.

Для Box AI в Slack есть отдельная процедура: по справке, включение для пользователей и дальнейшая настройка описаны в документе о развёртывании интеграции Slack в организации, то есть это не тот же переключатель, что описан выше.

Как пользователю проверить, включён ли Box AI у него

Самый простой способ — открыть то место, где функция должна проявиться: Box Notes, Box Hubs, предпросмотр документа в Box или вкладку Extract в Relay (если речь о Box Extract — но помните, что она появится только если администратор включил вам этот сервис). Если интерфейс недоступен, свяжитесь с администратором организации: только он управляет доступом по пользователям, группам и сервисам, и сможет сказать, включён ли Box AI для вашей учётной записи, в каком объеме по тарифному плану, и было ли принято Product Addendum.