Совместный доступ в Gemini Notebook: приватные блокноты, публичные ссылки и подводные камни Chat View

Если вы работаете с блокнотами в Gemini Notebook, рано или поздно встаёт вопрос: как показать документ или исследование коллеге, не пересылая файлы почтой. Официальная справка Google описывает два сценария — приватный шэринг конкретным людям по адресу почты и публичные ссылки для всех, у кого есть аккаунт Google. У каждого сценария свои права, свои ограничения и один неожиданный подводный камень, о котором предупреждает сама справка. Всё описанное — состояние функций на момент подготовки материала по справке; правила и лимиты Google может обновлять.

Кто что может: Viewer и Editor

Приватный шэринг устроен так: открываете блокнот, нажимаете Share и добавляете человека по адресу электронной почты. Права бывают двух уровней, и разница между ними существенная:

Практический вывод: «Редактор» — это почти соавтор. Он не только меняет содержимое, но и может передать блокнот дальше. Если документ деликатный, подумайте, действительно ли человеку нужен уровень Editor, или достаточно Viewer. Есть и ограничение для личных аккаунтов Gmail:

Публичные ссылки и когда их отключать

Публичный доступ включается в той же панели Share переключением на режим «Anyone with a link»; ссылку можно передать любому пользователю с аккаунтом Google, вход при этом обязателен. Отключить шэринг не сложнее, чем включить — но важно понимать, что происходит со старыми ссылками:

Публичным блокнотом может поделиться и артефактами студии — например, презентациями, аудиообзорами или отчётами, — его владелец, и у таких артефактов правило жёстче, чем у самого блокнота:

Chat View кажется приватным, но им не является

При копировании ссылки предлагается вариант «Copy link to chat view» — ссылка на режим Chat View. На первый взгляд это удобно: получатель видит только чат, источники и артефакты как будто скрыты. Но здесь справка Google делает явное предупреждение, которое стоит запомнить, прежде чем отправлять кому-то блокнот с чувствительными документами:

Иными словами, Chat View — это интерфейсная настройка, а не разграничение доступа. Если человек получил доступ к блокноту, скрытые материалы остаются для него в принципе достижимыми. Поэтому:
- Chat View не заменяет проверку прав: он прячет источники для «сфокусированного просмотра», но не отзывает доступ к ним
- конфиденциальные документы лучше не класть в блокнот, доступ к которому вы не готовы предоставить полностью
- перед отправкой ссылки решите, кому и на каком уровне доверяете содержимое, а не только интерфейс просмотра
- ссылка на Chat View — то же самое предоставление доступа, просто с более узкой точкой входа по умолчанию: воспринимайте её как полную передачу содержимого

Копирование, лимиты и мелочи, о которых стоит знать

Если вы получаете чужой блокнот, у вас может быть право сделать его копию — владелец управляет этим галочкой Allow copies. Но копия не идентична оригиналу:

Ещё две детали, которые легко упустить при совместной работе. Во-первых, экспорт в Google Docs или Sheets не синхронизируется с блокнотом — правки в экспортированном файле не перетекают обратно. Во-вторых, аналитика использования работает только при определённых условиях:

Отдельная сеть ограничений связана с учебными электронными книгами Play Books: получателю, чтобы взаимодействовать с артефактами или исходниками, может понадобиться купить саму книгу, а публичный шэринг блокнотов с артефактами, созданными на основе книг Play Books, запрещён. Это всё — состояние функций на момент подготовки материала по справке; лимиты и правила меняются.

Как проверить самим, а не на веру: откройте нужный блокнот и посмотрите на настройку Notebook Access в панели Share — о публичности говорит значок глобуса рядом с кнопкой Share. Затем создайте второй аккаунт (или попросите коллегу) и откройте по присланной ссылке блокнот в режиме Chat View: попробуйте навигацию вне чата и убедитесь, видны ли скрытые источники. Ограничения по количеству пользователей и условиям аналитики сверяйте с актуальной справкой Gemini Notebook — эти параметры Google может обновлять.