Конспекты встреч от Алисы Про в Телемосте: как работает, кому доступно и что знать о данных

Один из рутинных этапов видеовстреч — расшифровка речи и пересказ договорённостей. В Телемосте — сервисе видеосвязи Яндекс 360 для бизнеса — эту роль выполняет конспект от Алисы Про. По справке Яндекса, после встречи организатор и соорганизаторы получат на почту краткий пересказ основных идей и тем, список договорённостей в разделе «Задачи» и вложение с полной расшифровкой речи, которая и послужит основой для конспекта.

Для команд, которые регулярно ведут переговоры и совещания, важно заранее понимать не только механику запуска, но и ограничения: кто получит письмо, какие тарифы нужны и что происходит с записью разговора. Ниже — практическое руководство по официальной документации, без тестирования сервиса нами; все утверждения об обработке данных — заявления поставщика, которые стоит проверить в актуальной справке.

Кому доступна функция

Конспекты — функция для бизнес-версии Телемоста, и по справке на момент подготовки материала она работает не для всех аккаунтов: у организации должен быть подключен тариф Минимальный, Основной, Продвинутый или Корпоративный.

Второе условие — домен организации: по справке, аккаунты пользователей должны быть созданы на домене организации. Пользователям с личными аккаунтами вида login@yandex.ru функция, по справке, недоступна.

Как запустить конспект и кому он придёт

По умолчанию запускать и останавливать конспект могут только организатор и соорганизаторы встречи. При запуске можно включить опцию отправки конспекта всем участникам — для каждой встречи она включается отдельно, а также доступна в настройках встречи в разделе «Права участников». Участники, по справке, получат уведомление о том, что встреча конспектируется.

Организатор и соорганизаторы могут и передать право конспектировать участникам, но рассылка при этом всё равно ограничена: если конспект запустил участник, письмо придёт только организатору и соорганизаторам, а чтобы конспект пришёл всем участникам, нужно включить опцию «Получать конспект встречи на почту».

Есть и жёсткие исключения по кругу получателей, о которых легко забыть при планировании встречи:

• Удалённые из встречи участники, по справке, конспект не получат.
• Гостям — участникам, которые не принадлежат организации, создавшей встречу, — конспект не придёт даже при изменённых настройках.
• Если опция «Отправить конспект всем участникам встречи» включена, полный конспект получат все сотрудники, в том числе те, кто подключился после начала конспектирования.

Что происходит с записью разговора

Для подготовки конспекта сервис использует запись встречи, и здесь ключевое заявление Яндекса касается срока хранения: записи встреч хранятся в защищённом хранилище 24 часа, пока конспект готовится, а после безвозвратно удаляются; доступ к ним, по справке, есть только у Алисы Про. Обработка данных идёт по политике конфиденциальности — эти сроки и условия могут меняться, поэтому перед доверением чувствительных обсуждений стоит свериться с актуальной версией справки.

На вопрос об обучении модели Яндекс отвечает, что Алиса Про не обучается на разговорах сотрудников и записях встреч, а обучается на обезличенных данных, не связанных с Телемостом. Это заявление поставщика, а не результат независимой проверки — относиться к нему стоит именно как к обещанию вендора.

Кто ещё может увидеть конспект

Отдельный вопрос для организаций — доступ администраторов. Сейчас, по справке, особого доступа к конспектам у администраторов нет: конспект и расшифровку могут увидеть только участники встречи — в зависимости от её настроек. При этом такая возможность входит в планы развития конспектов — то есть в будущем схема доступа может измениться, и это стоит учитывать при выборе, какие встречи конспектировать.

Ещё одно ограничение для автоматизации: по справке, включать или настраивать конспектирование через API сейчас нельзя — только в интерфейсе приложений Телемоста и версии для браузеров.

Практические выводы

• Если встреча с внешними гостями, то по справке конспект им не придёт — расшифровку им придётся передавать вручную, и это отдельное решение о доступе.
• Решение о рассылке всем участникам принимайте до начала конспектирования или при остановке: по справке, при включённой опции полный конспект получат все сотрудники, включая подключившихся позже.
• По справке, участники получают уведомление о том, что встреча конспектируется; отдельный запрос согласия в описанной механике не упомянут — этот вопрос стоит уточнить самостоятельно и с ответственным за персональные данные.

Как проверить самому

Сверьтесь с актуальной справкой Телемоста в разделе «Конспект встречи от Алисы Про» — условия по тарифам, срокам хранения и доступам могут измениться. Проведите пробную встречу внутри своей организации, проверьте, кому реально пришло письмо с расшифровкой, и оцените точность конспекта через раздел «Оцените точность конспекта» в самом письме. Для юридической оценки обработки персональных данных изучите политику конфиденциальности и условия использования Яндекс 360 для бизнеса — при необходимости обсудите с ответственным за персональные данные в вашей организации.